Khi nhắc đến ERP, nhiều doanh nghiệp vẫn liên tưởng đến kế toán, doanh thu, chi phí và báo cáo tài chính.
Nhưng với CFO, đó mới chỉ là một phần của bài toán quản trị. Dữ liệu được ghi nhận đầy đủ không có nghĩa doanh nghiệp đã có đủ thông tin để ra quyết định.
CFO cần biết doanh nghiệp đang vận hành như thế nào, lợi nhuận thực tế đến từ đâu, dòng tiền đang nằm ở đâu và nguồn vốn đang được sử dụng ra sao.
Đây chính là điểm khác biệt giữa một hệ thống chỉ phục vụ ghi nhận dữ liệu và một hệ thống thực sự hỗ trợ quản trị doanh nghiệp.
ERP có phải chỉ là phần mềm kế toán?
Không.
Kế toán là một cấu phần quan trọng trong ERP, nhưng ERP có phạm vi rộng hơn rất nhiều so với một phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán thường tập trung vào các nghiệp vụ tài chính như doanh thu, chi phí, công nợ, thu chi, hóa đơn và báo cáo tài chính.
Trong khi đó, ERP có khả năng kết nối nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm:
- Bán hàng
- Mua hàng
- Quản lý kho
- Sản xuất
- Quản lý nhân sự
- Tài chính
- Kế toán
- Quản trị
Điểm quan trọng nằm ở khả năng kết nối dữ liệu giữa các bộ phận.
Khi dữ liệu bán hàng, kho, sản xuất và tài chính được quản lý trên cùng một hệ thống, CFO không phải chỉ nhìn vào một báo cáo tài chính độc lập.
CFO có thể xem xét kết quả tài chính trong mối liên hệ với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Đó mới là giá trị quản trị của ERP.
CFO cần ERP để trả lời những câu hỏi nào?
Một CFO không chỉ cần biết doanh thu tháng này là bao nhiêu.
Điều quan trọng hơn là hiểu doanh thu đó đến từ đâu, biên lợi nhuận thực tế như thế nào và nguồn vốn của doanh nghiệp đang được sử dụng ra sao.
Một hệ thống ERP phục vụ CFO cần hỗ trợ trả lời những câu hỏi như:
- Sản phẩm nào đang tạo ra nhiều lợi nhuận nhất?
- SKU nào có doanh thu cao nhưng biên lợi nhuận thấp?
- Bao nhiêu vốn đang nằm trong hàng tồn kho?
- Công nợ khách hàng đang ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền?
- Chi phí đang tăng ở bộ phận hoặc hoạt động nào?
- Doanh thu tăng có thực sự kéo theo lợi nhuận tăng không?
- Hiệu quả kinh doanh đang thay đổi như thế nào theo từng thời điểm?
Những câu hỏi này không thể được giải quyết chỉ bằng một báo cáo doanh thu hoặc báo cáo tài chính cuối kỳ.
CFO cần một hệ thống dữ liệu có khả năng liên kết nhiều khía cạnh của doanh nghiệp.
Xem thêm 06 yếu tố CFO cần quan tâm khi triển khai ERP cho doanh nghiệp
Lợi nhuận theo SKU: Doanh thu cao chưa chắc lợi nhuận cao
Một trong những thông tin CFO cần nhìn sâu hơn là lợi nhuận theo SKU.
Một sản phẩm có doanh số cao chưa chắc là sản phẩm mang lại lợi nhuận tốt nhất.
Bởi bên cạnh doanh thu, doanh nghiệp còn phải tính đến giá vốn, chiết khấu, khuyến mãi, chi phí phân phối và những chi phí liên quan đến quá trình bán hàng.
Nếu chỉ nhìn vào doanh thu, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá sai hiệu quả của từng sản phẩm.
ERP giúp phân tích hiệu quả từng sản phẩm
Khi dữ liệu bán hàng được liên kết với giá vốn và các thông tin tài chính liên quan, doanh nghiệp có thể phân tích hiệu quả theo từng SKU.
CFO có thể theo dõi:
- Doanh thu từng SKU
- Giá vốn
- Biên lợi nhuận
- Chiết khấu
- Chi phí liên quan
- Lợi nhuận thực tế
Từ đó, câu hỏi quản trị được chuyển từ:
“Sản phẩm nào bán chạy?”
sang:
“Sản phẩm nào thực sự tạo ra lợi nhuận?”
Đây là một khác biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn SKU.
Dòng tiền: Doanh thu không đồng nghĩa với tiền
Một doanh nghiệp có doanh thu tăng trưởng vẫn có thể chịu áp lực về dòng tiền.
Nguyên nhân có thể đến từ việc khách hàng thanh toán chậm, công nợ tăng, tồn kho lớn hoặc doanh nghiệp phải chi tiền trước cho hoạt động mua hàng và vận hành.
Vì vậy, CFO không thể chỉ theo dõi doanh thu và lợi nhuận.
Cần phải nhìn đồng thời cả tình trạng dòng tiền.
ERP giúp CFO nhìn dòng tiền trong bối cảnh hoạt động kinh doanh
Dữ liệu bán hàng, công nợ, thu tiền, chi phí và tồn kho có mối liên hệ trực tiếp với khả năng luân chuyển vốn của doanh nghiệp.
Khi các dữ liệu này được tập trung trên một hệ thống ERP, CFO có thể có cái nhìn rõ hơn về:
- Doanh thu đã ghi nhận
- Khoản phải thu
- Công nợ khách hàng
- Các khoản phải trả
- Chi phí phát sinh
- Giá trị hàng tồn kho
- Tình trạng dòng tiền
Nhờ đó, CFO không chỉ biết doanh nghiệp đang tạo ra bao nhiêu doanh thu mà còn hiểu doanh thu đó đang được chuyển hóa thành dòng tiền như thế nào.
Tồn kho không chỉ là bài toán của phòng Kho
Tồn kho thường được nhìn dưới góc độ vận hành.
Doanh nghiệp có bao nhiêu sản phẩm?
Sản phẩm nào còn tồn?
Sản phẩm nào sắp hết?
Sản phẩm nào cần nhập thêm?
Nhưng dưới góc nhìn CFO, tồn kho còn là một vấn đề về vốn.
Một lượng hàng tồn lớn đồng nghĩa với một phần nguồn vốn đang được giữ lại trong hàng hóa.
CFO cần nhìn thấy giá trị vốn nằm trong tồn kho
ERP có thể kết nối dữ liệu tồn kho với thông tin giá vốn và tài chính để doanh nghiệp không chỉ biết số lượng hàng hóa đang tồn mà còn biết giá trị của lượng hàng đó.
Đặc biệt với doanh nghiệp có:
- Nhiều SKU
- Nhiều kho
- Nhiều chi nhánh
- Nguyên vật liệu
- Thành phẩm
- Hàng hóa theo lô
- Hàng hóa có hạn sử dụng
việc quản lý tồn kho cần được đặt trong mối quan hệ với dòng tiền và vốn lưu động.
Khi đó, tồn kho không còn đơn thuần là một con số của phòng Kho.
Đó là một chỉ số có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Dữ liệu từ các phòng ban cần được kết nối
Một trong những hạn chế phổ biến của doanh nghiệp là dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống hoặc nhiều phòng ban.
Sales có dữ liệu bán hàng. Kho có dữ liệu nhập xuất tồn. Mua hàng có dữ liệu đơn mua và nhà cung cấp. Sản xuất có dữ liệu sản lượng và nguyên vật liệu. Kế toán có dữ liệu doanh thu, chi phí và công nợ.
Nếu những dữ liệu này không được kết nối, CFO phải mất thêm thời gian để tổng hợp, đối chiếu và tìm nguyên nhân.
ERP giải quyết bài toán này bằng cách xây dựng một hệ thống dữ liệu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.
Từ hoạt động vận hành đến kết quả tài chính
Một đơn hàng có thể liên quan đồng thời đến doanh thu, hàng tồn kho, giá vốn, công nợ và dòng tiền.
Nếu những dữ liệu này nằm ở các hệ thống khác nhau, việc phân tích sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Khi được quản lý trên cùng một nền tảng ERP, các thông tin có thể được liên kết để CFO nhìn thấy mối quan hệ giữa hoạt động kinh doanh và kết quả tài chính.
Đây là nền tảng quan trọng để chuyển từ quản lý dữ liệu sang quản trị dựa trên dữ liệu.
ERP real-time giúp CFO ra quyết định nhanh hơn
Giá trị của dữ liệu không chỉ nằm ở độ chính xác.
Thời điểm dữ liệu được cập nhật cũng rất quan trọng.
Một báo cáo chính xác nhưng được tổng hợp quá muộn có thể khiến nhà quản trị bỏ lỡ thời điểm cần hành động.
Ví dụ, nếu giá trị tồn kho tăng liên tục nhưng CFO chỉ nhận được báo cáo vào cuối tháng, doanh nghiệp có thể đã mất một khoảng thời gian để xử lý vấn đề.
Ngược lại, khi dữ liệu được cập nhật liên tục, CFO có thể theo dõi những thay đổi quan trọng trong quá trình vận hành.
Real-time ERP vì vậy không chỉ có nghĩa là xem số liệu ngay lập tức.
Quan trọng hơn, nó giúp rút ngắn khoảng cách giữa hoạt động thực tế và thông tin quản trị.
Tìm hiểu giải pháp AI Tích hợp trên ERP – Trợ thủ đắc lực cho Phòng Kế Toán
ERP không chỉ giúp CFO nhìn lại quá khứ
Báo cáo tài chính cho biết doanh nghiệp đã hoạt động như thế nào.
Nhưng quản trị doanh nghiệp còn cần trả lời một câu hỏi khác:
Doanh nghiệp đang thực sự vận hành như thế nào ở thời điểm hiện tại?
Đây là lý do ERP cần cung cấp cho CFO một góc nhìn tổng thể về nhiều nhóm dữ liệu.
Doanh thu: Doanh nghiệp đang bán được bao nhiêu và doanh thu đến từ nhóm sản phẩm, khách hàng hoặc kênh nào?
Chi phí: Doanh nghiệp đang phát sinh chi phí ở đâu và những khoản chi phí nào đang thay đổi?
Vốn: Nguồn vốn đang được sử dụng như thế nào và bao nhiêu vốn đang nằm trong tồn kho hoặc công nợ?
Lợi nhuận: Hoạt động, sản phẩm hoặc nhóm kinh doanh nào đang thực sự tạo ra lợi nhuận?
Khi những dữ liệu này được kết nối, CFO có thể nhìn doanh nghiệp dưới góc độ toàn diện hơn thay vì phân tích từng báo cáo riêng lẻ.
CFO nên đánh giá ERP dựa trên khả năng quản trị
Khi doanh nghiệp đánh giá một hệ thống ERP, câu hỏi không nên chỉ dừng ở việc:
“ERP có đầy đủ chức năng kế toán không?” – Cần đặt thêm những câu hỏi về khả năng quản trị dữ liệu.
ERP có thể phân tích lợi nhuận theo SKU không? – Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm, khả năng phân tích lợi nhuận theo SKU có thể giúp CFO hiểu rõ hơn về hiệu quả thực tế của từng sản phẩm.
ERP có thể theo dõi giá trị tồn kho không? – Không chỉ số lượng hàng hóa, hệ thống cần cung cấp được thông tin về giá trị tồn kho để hỗ trợ quản trị vốn.
ERP có kết nối dữ liệu bán hàng và tài chính không? – Doanh thu cần được đặt trong mối quan hệ với giá vốn, công nợ và các khoản chi phí liên quan.
ERP có cung cấp dữ liệu cập nhật cho ban lãnh đạo không? – CFO và ban điều hành cần có khả năng tiếp cận các chỉ số quan trọng mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình tổng hợp thủ công.
ERP có tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất không? – Đây là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh, kho hoặc đơn vị kinh doanh.
GESO ERP: Kết nối dữ liệu để hỗ trợ quản trị
GESO ERP được phát triển theo hướng kết nối các hoạt động vận hành và tài chính trên cùng một hệ thống.
Các dữ liệu từ bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất và tài chính kế toán có thể được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp xây dựng một nguồn dữ liệu thống nhất phục vụ quản trị.
Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể theo dõi các nhóm chỉ số như:
- Doanh thu
- Giá vốn
- Chi phí
- Lợi nhuận
- Công nợ
- Dòng tiền
- Tồn kho
- Hiệu quả sản phẩm
- Hiệu quả vận hành
Điểm quan trọng không nằm ở việc doanh nghiệp có thêm một phần mềm.
Giá trị nằm ở việc dữ liệu được kết nối để ban lãnh đạo và CFO có thêm cơ sở đưa ra quyết định.
ERP không chỉ để ghi sổ
ERP không nên được nhìn nhận đơn giản như một phần mềm kế toán mở rộng.
Với CFO, giá trị của ERP nằm ở khả năng kết nối dữ liệu tài chính với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Lợi nhuận theo SKU, dòng tiền, tồn kho, công nợ, doanh thu và chi phí cần được nhìn trong cùng một bức tranh quản trị.
Bởi CFO không chỉ cần biết: “Doanh nghiệp đã làm gì?”
Mà còn cần biết: “Doanh nghiệp đang vận hành như thế nào?”
Và quan trọng hơn: “Dữ liệu hiện tại đang cho thấy điều gì để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định?”
Đó là lúc ERP vượt ra khỏi vai trò của một hệ thống ghi nhận và trở thành nền tảng dữ liệu phục vụ quản trị doanh nghiệp.
CFO, anh/chị đang dùng ERP để “ghi sổ” hay để “ra quyết định”?
Hãy chia sẻ góc nhìn của anh/chị.