Khi lực lượng PG trải rộng trên nhiều điểm bán, câu hỏi khó nhất với bộ phận trade marketing là: “Lúc này PG của mình có thật sự đang đứng ở quầy không?”. Nutifood, doanh nghiệp dinh dưỡng hàng đầu Việt Nam, đã tiên phong đưa phần mềm quản lý PG – GESO PGMS vào vận hành để quản lý đội ngũ PG bằng dữ liệu thời gian thực. Case study Nutifood dưới đây phân tích bài toán, cách hệ thống vận hành và những kinh nghiệm mà doanh nghiệp FMCG có thể áp dụng.

Bài toán quản lý đội ngũ PG ngành FMCG

PG (Promotion Girl/Boy) là nhân viên tư vấn, giới thiệu sản phẩm trực tiếp tại điểm bán.

Trong ngành sữa và dinh dưỡng, PG tác động trực tiếp đến quyết định mua hàng: hỗ trợ người mẹ chọn sữa phù hợp cho con, hay người con chọn sản phẩm dinh dưỡng cho bố mẹ.

Tư vấn đúng thời điểm giúp thương hiệu được ưu tiên lựa chọn. Ngược lại, mỗi vị trí PG bị bỏ trống đồng nghĩa với cơ hội bán hàng chuyển sang đối thủ.

Đội ngũ PG của Nutifood hoạt động phân tán tại hệ thống siêu thị, cửa hàng mẹ và bé, nhà thuốc trên nhiều tỉnh thành. Ở quy mô này, phương thức quản lý bằng Excel, nhóm chat và giám sát thủ công bộc lộ bốn giới hạn lớn:

Chấm công PG khó kiểm chứng: Ảnh gửi vào nhóm chat không chứng minh được PG có mặt đúng giờ, đúng điểm bán. Chấm công hộ, hoặc check-in xong rời quầy, rất khó phát hiện.
Báo cáo chậm, dữ liệu rời rạc: Doanh số, tồn kho, ảnh trưng bày đến từ nhiều kênh khác nhau và mất nhiều ngày mới tổng hợp xong. Khi số liệu tới tay quản lý, cơ hội điều chỉnh đã qua.
Khó kiểm soát quà tặng và sampling: Hàng mẫu và quà khuyến mãi là khoản ngân sách lớn của mỗi chiến dịch, nhưng rất khó đối chiếu số quà xuất kho với số khách thực nhận.
KPI cảm tính: Thiếu dữ liệu chuẩn, việc đánh giá PG phụ thuộc nhận xét của giám sát, dễ thiếu công bằng và khó giữ chân người giỏi.

Nutifood cần một hệ thống quản lý tập trung toàn bộ vòng đời công việc của PG, từ lên lịch, chấm công, bán hàng, phát quà đến báo cáo và đánh giá.

Vì sao Nutifood chọn GESO PGMS

Sau khi đánh giá nhiều giải pháp, Nutifood chọn GESO PGMS vì bốn lý do chính:

Chuyên biệt cho quản lý PG: hệ thống được thiết kế riêng cho PG, không phải module phụ gắn trong phần mềm bán hàng.
Tùy biến theo quy trình của Nutifood: biểu mẫu, cách tính KPI và báo cáo điều chỉnh được theo chính sách bán hàng của doanh nghiệp.
Hơn 16 năm kinh nghiệm: GESO chuyên triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp. Hệ thống quản lý phân phối GESO DMS đạt Giải thưởng Sao Khuê hạng mục Giải pháp Quản lý bán hàng xuất sắc.
Hỗ trợ tại hiện trường: đội ngũ phát triển hiểu đặc thù kênh bán lẻ Việt Nam và hỗ trợ kịp thời.

Đọc chi tiết: 05 lý do Nutifood lựa chọn GESO PGMS

GESO PGMS vận hành tại Nutifood như thế nào

Nutifood đưa toàn bộ quy trình quản lý đội ngũ PG lên một nền tảng gồm hai phần: GESO PG App, ứng dụng PG dùng tại điểm bán, và hệ thống quản trị trên cloud dành cho cấp quản lý.

Một ngày làm việc của PG trên GESO PG App

Mỗi ca làm việc của PG gồm năm bước:

Đầu ca: PG mở app, xem lịch làm việc, điểm bán được phân công và nhiệm vụ trong ngày.
Chấm công: tại quầy, PG chụp khuôn mặt để check-in. Hệ thống đồng thời kiểm tra vị trí GPS và thiết bị đăng nhập.
Kiểm tra quầy: PG chụp ảnh trưng bày, đếm tồn kho sản phẩm và số quà tặng, hàng mẫu nhận đầu ca.
Trong ca: mỗi đơn bán và mỗi phần quà phát ra được ghi nhận trên app, kèm phản hồi và thông tin của khách hàng nếu có.
Cuối ca: PG chấm công, đối chiếu tồn quà tặng và xem tiến độ hoàn thành KPI.

Toàn bộ dữ liệu đồng bộ về hệ thống trung tâm ngay khi phát sinh.

Chấm công PG ba lớp: khuôn mặt, vị trí, thiết bị

Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất của GESO PGMS. Mỗi lần chấm công, hệ thống xác minh đồng thời ai đang chấm (FaceID), ở đâu (GPS) và bằng máy nào (IMEI). Ba lớp kết hợp khiến chấm công hộ gần như không thể thực hiện, và mọi dữ liệu doanh số phía sau đều có cơ sở tin cậy.

Góc nhìn của quản lý

Giám sát vùng và bộ phận trade marketing theo dõi toàn bộ đội ngũ trên bản đồ số và dashboard đa chiều: điểm bán nào thiếu người, chiến dịch nào phát quà vượt định mức. Hệ thống chạy trên cloud nên quyết định có thể đưa ra ngay trong ngày.

Thay đổi trong cách Nutifood quản lý đội ngũ PG

Hoạt động	Trước	Với GESO PGMS
Chấm công	Ảnh gửi nhóm chat, khó kiểm chứng	Xác thực FaceID + GPS + thiết bị
Báo cáo doanh số	Tổng hợp thủ công, chậm nhiều ngày	Cập nhật real-time trên dashboard
Quà tặng & sampling	Khó đối chiếu xuất kho với thực phát	Theo dõi nhập – phát – tồn tại từng điểm bán
Đánh giá PG	Dựa trên nhận xét của giám sát	KPI cá nhân từ dữ liệu thực tế
Nghỉ phép, đổi ca	Duyệt qua tin nhắn, giấy tờ	Gửi và duyệt ngay trên app

Ba thay đổi trong cách quản lý:

Minh bạch hiện diện: quản lý biết PG nào đang làm việc, ở đâu, từ lúc nào.
Kiểm soát ngân sách khuyến mãi: mỗi phần quà đều có dấu vết từ kho tới tay khách hàng. Xem thêm cách quản lý sampling và quà tặng trên GESO PGMS.
Đánh giá công bằng: KPI dựa trên dữ liệu giúp khen thưởng đúng người, giữ chân PG giỏi.

Xem toàn bộ tính năng của phần mềm quản lý PG GESO PGMS.

Kinh nghiệm khi chọn phần mềm quản lý PG

Giải quyết xác thực hiện diện trước. Chưa chắc PG có mặt tại quầy thì mọi báo cáo doanh số đều thiếu cơ sở.
Phần mềm phải theo quy trình của bạn. Khả năng tùy biến quyết định hệ thống có được dùng thật sau triển khai hay không.
App phải dễ dùng với PG. Đội ngũ luân chuyển nhanh nên giao diện cần đơn giản, thời gian đào tạo ngắn. Tham khảo các tính năng của app quản lý PG dành cho nhân viên tại điểm bán.
Kết nối dữ liệu PG với kênh phân phối. Hiệu quả PG chỉ được đánh giá đầy đủ khi đặt cạnh sức khỏe của cả kênh. Xem thêm 7 tiêu chí đánh giá hoạt động kênh phân phối.

Câu chuyện của Nutifood cho thấy quản lý đội ngũ PG hiệu quả bắt đầu từ dữ liệu đáng tin cậy: biết chắc PG có mặt tại quầy, nắm được từng đơn bán, từng phần quà và từng chỉ số KPI ngay khi chúng phát sinh. Với GESO PGMS, việc này không còn phụ thuộc vào ảnh gửi nhóm chat hay báo cáo tổng hợp cuối tuần.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng chấm công khó kiểm soát, báo cáo chậm hay thất thoát quà tặng, GESO có thể khảo sát quy trình hiện tại và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp.

Hotline: 084 408 6886
Email: sales@geso.us
Nhận tư vấn: Đăng ký demo

Xem thêm dự án tiêu biểu ngành Thực Phẩm: NutiKD x GESO – Chuẩn hóa quản trị kênh phân phối ngành kem