Hiện nay, công nghệ 4.0 ra đời được xem là bước phát triển vượt bậc của nền công nghệ hiện đại. Thành tựu của công nghệ 4.0 chính là sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, dữ liệu Big Data,… Đã giúp doanh nghiệp loại bỏ các phương thức thủ công, giảm thiểu sai sót, thao tác nhanh chóng và chính xác. Đây cũng chính là tiền đề để hình thành “Hệ thống GESO DMS – Giải pháp quản trị hệ thống phân phối bán hàng”.
Tìm hiểu hệ thống DMS là gì?
DMS (Distribution Management System) là hệ thống quản lý phân phối, được doanh nghiệp sử dụng để quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động diễn ra trên kênh phân phối, từ đội ngũ bán hàng, nhà phân phối, điểm bán, đơn hàng, tồn kho đến doanh số và độ phủ thị trường.
Nếu trước đây doanh nghiệp phải sử dụng Excel, báo cáo thủ công hoặc nhiều hệ thống riêng lẻ để theo dõi hoạt động phân phối, thì hệ thống DMS giúp tập trung các dữ liệu này trên một nền tảng thống nhất.
Không chỉ đơn thuần là một phần mềm nhập đơn hàng, DMS có thể trở thành nền tảng kết nối giữa doanh nghiệp – nhân viên bán hàng – nhà phân phối – điểm bán, giúp doanh nghiệp có được dữ liệu xuyên suốt từ thị trường đến hệ thống quản trị.
Đặc biệt với các doanh nghiệp có mạng lưới phân phối lớn như FMCG, dược phẩm, sữa, đồ uống, hàng tiêu dùng, mỹ phẩm hoặc thiết bị, việc quản lý hàng nghìn điểm bán và đội ngũ bán hàng trên toàn thị trường bằng phương pháp thủ công ngày càng khó kiểm soát.
Đây chính là bài toán mà DMS – Distribution Management System được thiết kế để giải quyết.
>> Hệ thống GESO DMS dành cho doanh nghiệp nào?
Những thách thức doanh nghiệp phải đối mặt trong quản trị kênh phân phối khi chưa có hệ thống DMS
Đối với một doanh nghiệp, kênh phân phối là một mắt xích quan trọng nhất để có thể mang lại lợi ích cho tất cả đối tác tham gia trong kênh. Trong các yếu tố chiến lược, việc thay đổi kênh phân phối mang tính khó khăn nhất. Vì vậy, các doanh nghiệp cần có một chiến lược bền vững để xây dựng và quản lý kênh phân phối nhằm đảm bảo những hoạt động dài hạn của doanh nghiệp.
Những khó khăn và thách thức dẫn đến kênh phân phối hoạt động không hiệu quả đó là:
+ Không nắm được sự thay đổi của thị trường, có khá nhiều đối thủ và sự cạnh tranh khốc liệt của ngành hàng.
+ Với phương thức quản lý truyền thống thì Doanh nghiệp không nắm được đầy đủ thông tin của Khách hàng, không thể chăm sóc tốt được đối tượng thực sự tiêu thụ sản phẩm.
+ Không nắm được thông tin về các chiến dịch được tung ra trên thị trường như khuyến mãi, độ phủ của sản phẩm, dẫn đến hạn chế trong phân phối và độ phủ của thương hiệu.
+ Không thống kê được các thông tin về tiêu thụ sản phẩm sau khi phân phối cho đại lý, dẫn đến sự hạn chế trong việc dự đoán về chiến lược sản xuất, chuỗi cung ứng.
+ Lãng phí nhiều thời gian về nguồn lực để thống kê báo cáo, dữ liệu dẫn đến các quyết định kinh doanh bị chậm trễ.
+ Không kiểm soát được chất lượng làm việc của nhân viên bán hàng, không nắm được thời gian làm việc thực tế của họ.
+ Còn khá nhiều những vấn đề quản lý về số liệu, thị trường, doanh số, khuyến mãi,.. mà phương pháp thủ công không thể đáp ứng được.
Hệ thống DMS hoạt động như thế nào?
Về cơ bản, DMS tạo ra một luồng dữ liệu xuyên suốt từ thị trường về doanh nghiệp.
Nhân viên bán hàng sử dụng ứng dụng DMS để thực hiện các hoạt động tại điểm bán như kiểm tra thông tin cửa hàng, lấy đơn hàng, kiểm tra tồn kho, cập nhật hình ảnh trưng bày hoặc ghi nhận tình trạng thị trường.
Dữ liệu sau đó được đồng bộ về hệ thống để doanh nghiệp và cấp quản lý theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định.
Có thể hình dung quy trình quản lý phân phối thông qua DMS như sau:
Nhân viên bán hàng → Điểm bán → Đơn hàng → Nhà phân phối → Tồn kho → Doanh nghiệp → Báo cáo & phân tích
Nhờ đó, thay vì chờ báo cáo cuối ngày hoặc cuối tuần, doanh nghiệp có thể tiếp cận dữ liệu thị trường nhanh hơn và quản lý hoạt động phân phối dựa trên dữ liệu thực tế.
Hệ thống DMS gồm những chức năng gì?
Tùy theo đặc thù và quy mô doanh nghiệp, một hệ thống DMS có thể bao gồm nhiều nhóm chức năng khác nhau.
Quản lý đội ngũ bán hàng
DMS giúp doanh nghiệp quản lý danh sách nhân viên, khu vực phụ trách, tuyến bán hàng, lịch làm việc và hoạt động thực tế ngoài thị trường.
Quản lý có thể theo dõi nhân viên đã đi bao nhiêu điểm bán, điểm nào đã ghé thăm, điểm nào chưa ghé và hiệu suất thực hiện tuyến.
Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có lực lượng sales thị trường lớn.
Quản lý điểm bán
DMS tập trung thông tin về hệ thống điểm bán trên một nền tảng, bao gồm thông tin cửa hàng, vị trí, phân loại, lịch sử giao dịch và tình trạng hoạt động.
Doanh nghiệp từ đó có thể xây dựng và quản lý độ phủ thị trường một cách có hệ thống thay vì phụ thuộc vào báo cáo thủ công.
Quản lý đơn hàng
Nhân viên bán hàng có thể tạo và gửi đơn hàng trực tiếp trên ứng dụng DMS.
Thông tin đơn hàng được cập nhật lên hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình bán hàng nhanh hơn, hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công và rút ngắn thời gian xử lý đơn.
Quản lý tồn kho
DMS có thể kết nối dữ liệu tồn kho từ nhà phân phối hoặc các hệ thống liên quan để giúp doanh nghiệp theo dõi lượng hàng hóa đang có trên kênh.
Khi dữ liệu đơn hàng và tồn kho được kết nối, doanh nghiệp có thể nhìn rõ hơn mối quan hệ giữa hàng bán ra – hàng tồn – nhu cầu thị trường.
Quản lý chương trình bán hàng
Doanh nghiệp có thể quản lý các chương trình khuyến mãi, chính sách bán hàng, chiết khấu và điều kiện áp dụng trên từng nhóm khách hàng hoặc khu vực.
Dữ liệu thực tế từ DMS cũng giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ triển khai chương trình tại thị trường.
Báo cáo và phân tích
Một trong những giá trị quan trọng của DMS là khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều hoạt động thành các báo cáo quản trị.
Doanh nghiệp có thể theo dõi doanh số, đơn hàng, độ phủ, hiệu suất nhân viên, tình trạng điểm bán, tồn kho và nhiều chỉ số khác trên dashboard.
6 Lợi ích vượt trội của hệ thống DMS đối với cho doanh nghiệp
Việc triển khai phần mềm DMS không chỉ nhằm số hóa công việc của nhân viên bán hàng. Giá trị lớn hơn nằm ở khả năng kết nối dữ liệu và tạo ra một hệ thống quản trị kênh phân phối minh bạch, nhất quán và có khả năng mở rộng.
Dưới đây là 6 lợi ích nổi bật mà hệ thống DMS sẽ mang lại cho doanh nghiệp.
Quản lý toàn bộ kênh phân phối trên một nền tảng
Khi doanh nghiệp phát triển, dữ liệu phân phối thường bị phân tán ở nhiều nơi.
Thông tin nhân viên nằm ở một hệ thống. Đơn hàng nằm ở một nơi khác. Tồn kho do nhà phân phối quản lý. Báo cáo doanh số lại được tổng hợp bằng Excel.
Điều này khiến doanh nghiệp khó có được một bức tranh thống nhất về tình hình thị trường.
Hệ thống DMS giúp kết nối các dữ liệu quan trọng trên cùng một nền tảng, từ đội ngũ bán hàng, điểm bán, đơn hàng, doanh số đến tồn kho.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động phân phối theo một luồng dữ liệu xuyên suốt thay vì quản lý từng phần rời rạc.
Tăng hiệu suất của đội ngũ bán hàng
Đối với doanh nghiệp có lực lượng sales thị trường lớn, việc quản lý nhân viên không chỉ là biết nhân viên có đi làm hay không.
Doanh nghiệp cần biết:
- Nhân viên đã ghé những điểm bán nào?
- Có thực hiện đúng tuyến không?
- Bao nhiêu điểm bán phát sinh đơn hàng?
- Doanh số của từng nhân viên như thế nào?
- Nhân viên đang dành thời gian cho khu vực nào?
- Điểm bán nào đang bị bỏ sót?
DMS giúp số hóa các hoạt động này và cung cấp dữ liệu để quản lý đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả thực tế.
Thay vì chỉ nhìn vào báo cáo cuối ngày, quản lý có thể theo dõi hiệu suất bán hàng, độ bao phủ tuyến và tình trạng thực hiện công việc một cách trực quan hơn.
Quan trọng hơn, dữ liệu từ DMS có thể giúp doanh nghiệp xác định những khu vực có hiệu suất thấp để điều chỉnh tuyến bán hàng, nguồn lực hoặc chính sách phù hợp.
Kiểm soát đơn hàng và tồn kho tốt hơn
Một trong những vấn đề phổ biến của kênh phân phối là doanh nghiệp có thể nhìn thấy đơn hàng nhưng không nhìn thấy đầy đủ tình trạng tồn kho trên thị trường.
Điều này tạo ra khoảng cách giữa nhu cầu thực tế và khả năng cung ứng.
Khi DMS được kết nối với dữ liệu tồn kho, doanh nghiệp có thể theo dõi tốt hơn lượng hàng trên kênh và tình trạng đơn hàng.
Ví dụ, khi một sản phẩm có nhu cầu tăng mạnh tại một khu vực nhưng lượng tồn kho của nhà phân phối thấp, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm để điều phối hàng hóa.
Ngược lại, nếu một sản phẩm tồn kho cao nhưng tốc độ bán ra thấp, dữ liệu DMS có thể giúp doanh nghiệp nhận diện vấn đề và đưa ra phương án xử lý.
Như vậy, DMS không chỉ giúp quản lý bán hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản trị và điều phối dòng hàng trong kênh phân phối.
Nâng cao độ phủ và khả năng kiểm soát thị trường
Đối với các doanh nghiệp FMCG, dược phẩm hoặc hàng tiêu dùng, độ phủ điểm bán là một trong những yếu tố quan trọng quyết định khả năng tiếp cận thị trường.
Tuy nhiên, khi mạng lưới lên đến hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn điểm bán, việc quản lý bằng phương pháp thủ công gần như không thể đảm bảo tính chính xác.
DMS giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu điểm bán và theo dõi hoạt động của từng khu vực.
Doanh nghiệp có thể phân tích:
Điểm bán hiện hữu → Điểm bán đang hoạt động → Điểm bán có đơn hàng → Điểm bán chưa khai thác → Khu vực còn thiếu độ phủ
Từ đó, doanh nghiệp không chỉ biết mình đang bán được bao nhiêu mà còn biết mình đang phủ thị trường đến đâu và còn dư địa tăng trưởng ở đâu.
Đây là một trong những lợi ích quan trọng của hệ thống quản lý phân phối đối với chiến lược mở rộng thị trường.
Cung cấp dữ liệu nhanh và chính xác hơn cho việc ra quyết định
Một báo cáo bán hàng chỉ có giá trị khi dữ liệu bên trong nó đủ chính xác và đủ nhanh.
Nếu doanh nghiệp phải chờ nhân viên tổng hợp báo cáo cuối ngày, quản lý khu vực tổng hợp cuối tuần rồi cấp trên mới nhận được báo cáo, thì dữ liệu có thể đã không còn phản ánh đúng tình trạng thị trường tại thời điểm ra quyết định.
Hệ thống DMS giúp rút ngắn khoảng cách giữa hoạt động ngoài thị trường và dữ liệu quản trị.
Các thông tin như đơn hàng, doanh số, độ phủ, hoạt động của nhân viên hoặc tình trạng điểm bán có thể được cập nhật liên tục theo thiết kế của hệ thống.
Nhờ đó, nhà quản lý có thể chuyển từ mô hình:
Thu thập dữ liệu → Tổng hợp báo cáo → Phân tích → Ra quyết định
sang:
Dữ liệu → Phân tích → Quyết định
Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến tới quản trị theo dữ liệu và xây dựng các ứng dụng phân tích nâng cao hoặc AI trong tương lai.
Giảm chi phí vận hành và thúc đẩy chuyển đổi số
Nếu vẫn sử dụng nhiều quy trình thủ công, doanh nghiệp phải dành đáng kể nguồn lực cho việc nhập liệu, kiểm tra, tổng hợp và đối soát dữ liệu.
Không chỉ tốn thời gian, phương pháp này còn dễ phát sinh sai sót.
Khi các hoạt động được số hóa trên DMS, nhiều quy trình có thể được tự động hóa hoặc chuẩn hóa.
Nhân viên giảm thời gian làm báo cáo thủ công.
Quản lý giảm thời gian tổng hợp dữ liệu.
Doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào các file Excel rời rạc.
Quan trọng hơn, DMS tạo ra một nền tảng dữ liệu có cấu trúc để doanh nghiệp tiếp tục kết nối với ERP, CRM, BI hoặc các giải pháp AI.
Vì vậy, triển khai DMS không nên được nhìn nhận đơn thuần là việc mua một phần mềm quản lý bán hàng. Đây có thể là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số hoạt động phân phối.
>> Bộ giải pháp AI tích hợp trên DMS dành cho ngành bán lẻ?
Như vậy có thể thấy, ứng dụng công nghệ hiện đại để cải thiện năng lực cạnh tranh và tăng sức mạnh cho nguồn nhân lực của Doanh nghiệp chính là giải pháp tất yếu để đón đầu xu thế 4.0. Và Giải pháp quản lý kênh phân phối GESO DMS, dựa trên công nghệ tiên tiến, đạt chuẩn quốc tế sẽ cung cấp toàn diện những tính năng nhà quản lý cần.
Tuy nhiên, để giải pháp này có thể ứng dụng hiệu quả còn phụ thuộc vào sự điều hành và quản lý của chủ doanh nghiệp. Hãy trở thành nhà quản lý sáng suốt khi lựa chọn các tính năng phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp để có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận.
Hãy ĐĂNG KÝ NGAY ngay hôm nay để được tư vấn và demo Giải pháp DMS phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp: https://geso.vn/lien-he/