Sài Gòn Food đã rút ngắn thời gian xử lý và đối soát đơn hàng từ 20 ngày xuống còn 5 ngày sau khi đưa GESO ERP vào vận hành. Đồng thời, doanh số tăng 20%, nhân sự vận hành giảm 20% và vòng quay tồn kho tăng 20%.

Với doanh nghiệp thực phẩm có quy mô lớn, mỗi đơn hàng không chỉ là một giao dịch bán hàng. Phía sau đó là cả chuỗi hoạt động liên quan đến sản xuất, kho, giao nhận, doanh thu, công nợ và đối soát. Khi các công đoạn này được xử lý thủ công hoặc trên nhiều hệ thống riêng lẻ, thời gian xử lý có thể kéo dài đáng kể.

Đây cũng là bài toán mà Sài Gòn Food từng gặp phải.

Sau khi triển khai GESO ERP, quy trình được chuẩn hóa và đưa lên hệ thống, giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và tối ưu nguồn lực vận hành.

Bài toán của Sài Gòn Food trước khi triển khai ERP

Trong hoạt động vận hành doanh nghiệp, quản lý đơn hàng và đối soát là một trong những quy trình có sự liên kết giữa nhiều bộ phận.

Từ khi đơn hàng phát sinh cho đến khi hoàn tất đối soát, dữ liệu có thể phải đi qua nhiều bước xử lý và kiểm tra.

Trước đây, quy trình đối soát và xử lý đơn hàng tại Sài Gòn Food mất tới 20 ngày mới hoàn tất.

20 ngày xử lý tạo ra áp lực gì cho doanh nghiệp?

Thời gian xử lý kéo dài không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ hoàn tất đơn hàng mà còn tạo thêm áp lực cho hoạt động vận hành:

Nhân viên phải thực hiện nhiều công việc thủ công.
Dữ liệu cần được kiểm tra và đối chiếu qua nhiều bước.
Thông tin đơn hàng, doanh thu và tồn kho cần được tổng hợp trước khi đối soát.
Hàng tồn kho có thể phải chờ xử lý và xác nhận.
Nguồn lực nhân sự bị phân bổ cho những công việc mang tính lặp lại.

Với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn, chỉ cần một công đoạn mất thêm vài giờ cũng có thể tạo ra độ trễ đáng kể khi cộng dồn trên toàn bộ quy trình.

Bài toán đặt ra không đơn giản là làm thế nào để nhân viên xử lý nhanh hơn, mà là làm thế nào để chính quy trình vận hành được tối ưu.

GESO ERP giúp Sài Gòn Food thay đổi quy trình như thế nào?

Thay vì tiếp tục phụ thuộc vào các bước xử lý thủ công, Sài Gòn Food đưa quy trình lên GESO ERP và chuẩn hóa dữ liệu trên hệ thống.

ERP giúp kết nối các hoạt động liên quan trong một hệ thống quản trị thống nhất, từ đó giảm bớt những bước xử lý lặp lại và hạn chế việc phải tổng hợp dữ liệu thủ công.

Chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng

Khi quy trình được đưa lên hệ thống, các bước xử lý được quản lý theo một luồng thống nhất.

Dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành được ghi nhận và liên kết thay vì phải tổng hợp lại từ nhiều nguồn khác nhau.

Điều này giúp doanh nghiệp:

Theo dõi trạng thái đơn hàng rõ ràng hơn.
Hạn chế thao tác nhập liệu và tổng hợp thủ công.
Giảm thời gian kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.
Tăng khả năng kiểm soát tiến độ xử lý.
Tạo nền tảng dữ liệu thống nhất cho các bộ phận liên quan.

Liên kết dữ liệu giữa các hoạt động vận hành

Một trong những giá trị quan trọng của ERP là khả năng kết nối dữ liệu giữa nhiều hoạt động thay vì quản lý từng phần riêng biệt.

Với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thực phẩm, dữ liệu đơn hàng có mối liên hệ trực tiếp với tồn kho, doanh thu, sản xuất và tài chính.

Khi những dữ liệu này được kết nối, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian dành cho việc tổng hợp và đối chiếu.

Giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công

Các công việc lặp lại thường chiếm một phần đáng kể thời gian vận hành.

Khi những bước này được hệ thống hóa, nhân sự có thể giảm thời gian dành cho nhập liệu, tổng hợp và kiểm tra thủ công.

Từ đó, nguồn lực được tập trung nhiều hơn vào các công việc cần kiểm soát và ra quyết định.

Kết quả: 20 ngày xuống còn 5 ngày

Sau khi đưa GESO ERP vào vận hành, hiệu quả được thể hiện rõ qua các chỉ số vận hành.

Thời gian xử lý giảm 75%

20 ngày → 5 ngày

Đây là thay đổi trực tiếp và rõ ràng nhất.

Thay vì mất 20 ngày để hoàn tất quy trình, thời gian xử lý được rút ngắn xuống còn 5 ngày.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể hoàn tất quy trình nhanh hơn, dữ liệu được cập nhật sớm hơn và các hoạt động tiếp theo có cơ sở để xử lý kịp thời hơn.

Doanh số tăng 20%

Doanh số: +20%

Khi quy trình vận hành được cải thiện, tốc độ xử lý và khả năng kiểm soát dữ liệu cũng được nâng lên.

Đây là một trong những kết quả kinh doanh được ghi nhận sau khi GESO ERP được đưa vào vận hành tại Sài Gòn Food.

Nhân sự vận hành giảm 20%

Nhân sự vận hành: -20%

Việc giảm các bước xử lý thủ công giúp doanh nghiệp giảm nguồn lực cần thiết cho hoạt động vận hành.

Thay vì tăng nhân sự tương ứng với khối lượng công việc, hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp xử lý quy trình hiệu quả hơn với nguồn lực hiện có.

Vòng quay tồn kho tăng 20%

Vòng quay tồn kho: +20%

Tồn kho không chỉ là vấn đề của bộ phận kho.

Đối với doanh nghiệp thực phẩm, tốc độ luân chuyển hàng hóa có liên quan chặt chẽ đến đơn hàng, sản xuất, phân phối và dòng tiền.

Khi dữ liệu vận hành được kết nối và xử lý nhanh hơn, doanh nghiệp có cơ sở để kiểm soát và tối ưu vòng quay tồn kho tốt hơn.

Bốn con số 20% nói lên điều gì?

Điểm đáng chú ý trong kết quả của Sài Gòn Food là cả ba chỉ số doanh số, nhân sự vận hành và vòng quay tồn kho đều thay đổi ở mức 20%, trong khi thời gian xử lý giảm từ 20 ngày xuống còn 5 ngày.

Những con số này cho thấy tác động của việc tối ưu quy trình thay vì chỉ tăng nguồn lực để xử lý công việc.

Khi một quy trình có quá nhiều bước thủ công, doanh nghiệp thường phải sử dụng thêm thời gian và nhân sự để xử lý.

Ngược lại, khi quy trình được chuẩn hóa và hệ thống hóa:

Ít thao tác thủ công hơn → xử lý nhanh hơn → dữ liệu được cập nhật sớm hơn → nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn.

Đây cũng là lý do ERP không chỉ đơn thuần là một phần mềm nhập liệu hay lưu trữ dữ liệu.

ERP cho doanh nghiệp thực phẩm không chỉ là quản lý dữ liệu

Đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thực phẩm, hệ thống ERP cần đáp ứng nhiều hoạt động có tính liên kết cao.

Từ sản xuất – kho – đơn hàng – doanh thu – tài chính, dữ liệu của một bộ phận có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của bộ phận khác.

Nếu mỗi bộ phận sử dụng một cách quản lý riêng, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian để tổng hợp và đối chiếu.

Ngược lại, một hệ thống ERP được triển khai phù hợp có thể tạo ra một luồng dữ liệu xuyên suốt hơn.

Quản lý tập trung

Dữ liệu được quản lý trên một hệ thống giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thông tin phân tán và phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.

Kiểm soát quy trình

Các bước xử lý được chuẩn hóa giúp nhà quản lý có cơ sở theo dõi tiến độ và kiểm soát hoạt động vận hành.

Tối ưu nguồn lực

Khi các công việc lặp lại được hệ thống hỗ trợ, doanh nghiệp có thể giảm thời gian dành cho tác vụ thủ công và sử dụng nhân sự hiệu quả hơn.

Hỗ trợ ra quyết định

Dữ liệu được cập nhật và liên kết tốt hơn giúp nhà quản lý có cơ sở để theo dõi hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Từ câu chuyện Sài Gòn Food: Khi doanh nghiệp không cần làm nhiều hơn, mà cần làm thông minh hơn

Trường hợp của Sài Gòn Food cho thấy chuyển đổi số không nhất thiết bắt đầu từ những thay đổi quá lớn.

Một quy trình mất 20 ngày có thể trở thành điểm bắt đầu để doanh nghiệp đặt câu hỏi:

Những ngày đó đang được sử dụng cho công việc nào?

Bao nhiêu thời gian thực sự tạo ra giá trị và bao nhiêu thời gian dành cho nhập liệu, tổng hợp, kiểm tra hoặc đối chiếu thủ công?

Khi những điểm nghẽn đó được xác định, doanh nghiệp có thể bắt đầu chuẩn hóa quy trình và đưa công nghệ vào đúng nơi cần thiết.

Với Sài Gòn Food, kết quả sau khi triển khai GESO ERP được thể hiện qua những thay đổi cụ thể:

Chỉ số	Trước	Sau	Kết quả
Thời gian xử lý	20 ngày	5 ngày	Giảm 75%
Doanh số	—	—	Tăng 20%
Nhân sự vận hành	—	—	Giảm 20%
Vòng quay tồn kho	—	—	Tăng 20%

Đằng sau những con số này không chỉ là việc đưa một quy trình lên phần mềm. Đó là việc doanh nghiệp thay đổi cách vận hành, chuẩn hóa dữ liệu và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

GESO ERP – Giải pháp quản trị cho doanh nghiệp sản xuất và thực phẩm

GESO ERP được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và kết nối các hoạt động vận hành trên một nền tảng thống nhất.

Xem thêm Bí quyết lựa chọn giải pháp ERP Phù hợp cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất, hệ thống có thể hỗ trợ các nghiệp vụ như:

Quản lý sản xuất.
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
Quản lý kho và tồn kho.
Quản lý đơn hàng.
Quản lý mua hàng và bán hàng.
Quản lý tài chính – kế toán.
Quản lý nhân sự.
Quản trị dữ liệu và báo cáo.
Kết nối dữ liệu phục vụ phân tích và ra quyết định.

Mục tiêu không chỉ là số hóa một quy trình, mà là tạo ra một hệ thống quản trị có khả năng kết nối dữ liệu giữa các hoạt động trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn đang mất bao nhiêu thời gian cho những quy trình thủ công?

Nếu một quy trình đang mất nhiều ngày để hoàn tất, câu hỏi cần đặt ra không chỉ là:

“Làm thế nào để nhân viên làm nhanh hơn?”

Mà còn là:

“Có bao nhiêu bước trong quy trình có thể được chuẩn hóa và hệ thống hóa?”

Sài Gòn Food đã rút ngắn thời gian xử lý từ 20 ngày xuống còn 5 ngày sau khi đưa GESO ERP vào vận hành.

Doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu từ chính những quy trình đang tiêu tốn nhiều thời gian nhất.

Đăng ký tư vấn GESO ERP

Nếu doanh nghiệp đang gặp bài toán về quản lý đơn hàng, đối soát, tồn kho, sản xuất hoặc dữ liệu vận hành, đội ngũ GESO có thể cùng doanh nghiệp phân tích quy trình và đề xuất giải pháp phù hợp.

Đăng ký tư vấn GESO ERP để tìm ra những điểm nghẽn có thể tối ưu trong quy trình vận hành của doanh nghiệp https://geso.vn/lien-he

Hotline: 084 408 6886